M-files

Förr eller senare så tappar de flesta företag kontrollen över sina dokument. Är man fler medarbetare så finns det oftast en gemensam filserver och på denna har en komplex struktur av mappar och filer lagts upp. Det är inte heller ovanligt att man mitt i denna trädliknande härva, skall försöka få in lite av företagets projekthantering. En nyligen utförd studie i Finland visade att hela 16% av tiden vid datorn går åt till att leta filer, sådana man glömt namnet på eller filer där man helt enkelt inte visste i vilken mapp man sparade denna. Jobbar man också med cad, så skapas naturligtvis en enorm mängd filer som med tiden kan bli svåra att hålla reda på. Oavsett cadprogram, så blir M-files det perfekta verktyget i din eftersträvan efter kontroll och spårbarhet.

 

Ofta krångligt att lagra filen på rätt ställen

Tyvärr så medger inte dagens filsystem några större finesser vad gäller dokumenthantering, utan det bygger på samma tekniker som använts sedan begreppet uppfanns. Det kräver att datoranvändaren vet var filerna finns och i vilka mappar specifika filer skall sparas, det kan vara nog så krångligt och tidsödande. Dessutom vet filsystemet naturligtvis inte vad alla filer innehåller, hur skall man exempelvis beskriva innehållet i en bild eller en film?

 

PDM förenklar vardagen

Idag finns det dock enkla och lättanvända lösningar på problemet med dokumenthantering. Begreppet kallas ofta EDM, men i cadbranchen är det vanligare med PDM. De flesta PDM-system jobbar på liknande sätt som vid traditionell hantering av filer, dock så införs flera funktioner såsom versionshantering och incheckning/utcheckning av filer. Det är naturligtvis ett stort steg, jämfört med att inte ha dessa funktioner, men det gör det inte så mycket enklare för användaren att hitta filerna, det ger inte heller så stora möjligheter utöver själva dokumenthanteringen.

 

Vi glömmer det där med mappar

Med M-files har du ett komplett dokumenthanteringssystem, som blir gemensamt för alla användare i nätverket. Det är enkelt att bygga ut med CRM och andra kundspecifika funktioner, och det bästa av allt är att allt ingår i grundpaketet! Detta beror helt enkelt på att M-files har en unik uppbyggnad, som gör det otroligt enkelt att hantera filer, offerter, supportärenden och andra dokument i er organisation. Faktiskt är det så lättanvänt, att du slipper hantera mappar. Ange bara vilken typ av dokument, eller andra data (du avgör själv), så hamnar filen automatiskt på rätt ställe i databasen! Att hitta filen är lika enkelt, du anger bara något eller några enkla sökord och alla filer som passar in listas på skärmen. Du kan också definiera egna sökningar, utefter dina egna önskemål, något som gör det otroligt enkelt att hantera projekt och kundspecifika dokument.

 

Tillsammans med CAD

M-files följer med Geomagic Design och har då tillägget Alibre Vault. Denna modul gör det enkelt för dig att hantera cadfilerna på ett korrekt sätt och alltid ha kontroll över var och hur du spar dina modeller. Du kan naturligtvis använda M-files precis som vanligt, utöver extrafunktionaliteten i Geomagic Design. Exempelvis är M-files integrerat i både MS Word, MS Excel och AutoCad! M-files fungerar faktiskt bra till vilket cadprogram som helst eftersom det är helt integrerat i Windows! Har ni verkligen tid att inte använda M-files?

 

Enklare version för alla

För dig som inte har så stora behov, men ändå behöver komma åt information som lagrats i filvalven finns M-Files Express. Detta är en enklare version av M-files som är helt kostnadsfri att använda. Du kan läsa mer om och ladda hem denna version här.

 

Läs mer om M-files på Motive Systems hemsida...